Wie setzen andere Kommunen KI in der Immobilienverwaltung ein?

Kopenhagen, 12. November 2026

Wo fängt man mit KI im kommunalen Gebäudemanagement an? Und wie stellt man sicher, dass die Ergebnisse zuverlässig sind?

Das waren einige der Fragen, als proprty.ai am 10. November die Gemeinde Rudersdal, die Gemeinde Ishøj und NIRAS zu einem Webinar über KI im Gebäudemanagement zusammenbrachte.

Das Panel bestand aus Bryan Morillo Karlqvist, Projektleiter für Immobilien in der Gemeinde Rudersdal, Jens Godwin Damgaard, der in der Gemeinde Ishøj im Bereich Betrieb und Instandhaltung tätig ist, und Michael Ørsted, Projektleiter bei NIRAS. Rasmus Sørensen von proprty.ai moderierte die Veranstaltung.

Das Gespräch bot konkrete Einblicke, wie die Kommunen KI bereits einsetzen, welche Vorteile sie erzielen und warum die Technologie als Ergänzung zur fachlichen Beurteilung und nicht als deren Ersatz betrachtet werden sollte.

Fangen Sie mit dem an, was am meisten nervt

Viele Kommunen untersuchen noch, wo KI einen Mehrwert schaffen kann. Die Erfahrungen zeigen jedoch, dass man oft mit den Daten, die man bereits hat, weit kommt.

Michael Ørsted von NIRAS empfiehlt, mit drei einfachen Fragen zu beginnen:

„Ist das etwas, das mich nervt? Ist das etwas, das ich ständig wiederholen muss? Und ist das etwas, bei dem ich fachlich beurteilen kann, ob das Ergebnis sinnvoll ist?“

Wenn die Antwort ja lautet, ist das ein guter Ausgangspunkt. Erstellen Sie einen einfachen Plan und beginnen Sie dort, wo der Frust am größten ist oder wo die Datengrundlage bereits ausreicht.

In der Gemeinde Rudersdal stehen vor allem die aufwendigen und repetitiven Aufgaben ganz oben auf der Liste.

„Ich liebe die Agenten. Es setzt Zeit frei, um tatsächlich sinnvoll zu arbeiten, anstatt drei Monate lang ununterbrochen 17 Datenpunkte für 12.000 Räume einzupflegen“, sagt Bryan Morillo Karlqvist.

Von Excel-Tabellen zu Antworten in fünf Minuten

Früher endeten die Gebäudeinspektionen in Rudersdal als lange Excel-Listen. Die Listen zeigten einen größeren Instandhaltungsbedarf, als Budget vorhanden war, und wurden selten wieder verwendet.

Mit KI ist auch ein stärkerer Fokus auf die Qualität und Sicherheit der Daten entstanden, auf deren Grundlage Entscheidungen getroffen werden.

„Plötzlich sprechen wir darüber, wie sicher wir uns bei diesen Daten sind. Das haben wir bei den Excel-Tabellen nie gefragt. Die Excel-Tabellen lagen dann einfach da und sind still und leise in Vergessenheit geraten“, berichtet Bryan Morillo Karlqvist.

Heute kann die Gemeinde unter anderem proprty.ai nutzen, um sich schnell einen Überblick über die langfristigen Instandhaltungsbedarfe zu verschaffen.

„Stellen Sie sich einen Immobilienleiter vor, der ins Büro kommt und sagt: Ich brauche das für ein Meeting heute Nachmittag. Was kostet die Instandhaltung dieser Immobilie in den nächsten 30 Jahren? Das hat mich weniger als fünf Minuten gekostet“, sagt Bryan Morillo Karlqvist.

Der Instandhaltungsplan zeigt gleichzeitig auf, wo Möglichkeiten zur Koordinierung der Arbeiten bestehen. Wenn beispielsweise das Dach in einem Jahr und die Fenster im nächsten Jahr erneuert werden müssen, können die Aufgaben gebündelt werden, sodass das Gerüst nur einmal aufgestellt werden muss.

Dies verschafft auch der Führungsebene einen besseren Überblick über das Immobilienportfolio. In proprty.ai kann der Zustand der Gebäude unter anderem in Verbindung mit ihren Energieausweisen betrachtet werden.

„Unser Geschäftsführer fragt immer nach unseren zehn schlechtesten Immobilien. Anstatt herumzudrucksen, kann man jetzt sagen: Das sind diese hier“, sagt Bryan Morillo Karlqvist.

KI als Hilfsmittel, nicht als Ersatz

In der Gemeinde Ishøj hat Jens Godwin Damgaard das Instandhaltungsprogramm der Kommune von Grund auf neu aufgebaut, basierend auf eigenen Zustandsbewertungen.

Wenn er beispielsweise neue Türen und Fenster für ein Gebäude plant, kann proprty.ai gleichzeitig auf das Dach und andere Gebäudeteile hinweisen, die er selbst nicht in seinem Plan berücksichtigt hatte.

„Es schlägt dies als Option vor, und ich muss dann entscheiden, wie ich damit umgehe. Ich muss es nicht nutzen, aber ich werde dazu gezwungen, mich damit auseinanderzusetzen“, sagt Jens Godwin Damgaard.

Für ihn liegt der Wert nicht nur in der Zeitersparnis, sondern vor allem in der Verbesserung der Qualität der Entscheidungsgrundlage.

Er kann unter anderem sehen, wie sicher der Zustand eines Gebäudes bewertet wurde. Die Sicherheit ist bei den Gebäuden höher, die er selbst besichtigt hat, und niedriger bei denen, die er noch nicht vor Ort begutachtet hat.

„Wir können nicht einfach die KI unsere Instandhaltungspläne erstellen lassen. Das funktioniert nicht. Aber KI ist ein großartiges Hilfsmittel, wenn wir die Dinge bewerten müssen“, sagt Jens Godwin Damgaard.

Beide Kommunen nutzen auch Tily, den KI-Agenten, der auf der domänenspezifischen KI von proprty.ai aufbaut.

Als die Energie-Kollegen in Ishøj untersuchen wollten, welche Dächer sich für Solaranlagen eignen, bat Jens Godwin Damgaard Tily, eine Übersicht über die verbleibende Lebensdauer der Dächer zu erstellen. Das Ergebnis deckte weitaus mehr Gebäude ab, als er selbst hätte bewerten können.

Eine bessere Grundlage für den Dialog mit der Politik

Eine der größten Herausforderungen in der kommunalen Immobilienverwaltung besteht darin, ein realistisches Bild des langfristigen Instandhaltungsbedarfs zu vermitteln.

Jens Godwin Damgaard hat daher seinen eigenen 30-Jahres-Instandhaltungsplan mit der Berechnung von proprty.ai verglichen. Die beiden Berechnungen liegen weit auseinander.

„Ich weiß nicht, welche Zahl die richtige ist, aber sie gibt mir auf jeden Fall ein Werkzeug an die Hand, um eine präzisere Grundlage für unseren tatsächlichen Bedarf zu schaffen“, sagt Jens Godwin Damgaard.

In der Gemeinde Rudersdal hat die Arbeit mit KI auch die Art und Weise verändert, wie über Instandhaltungsbudgets gesprochen wird.

„Das Paradoxe in den Kommunen ist, dass wir ein Budget erhalten und es dann dort ausgeben, wo es am dringendsten nötig ist – so hoffen wir zumindest. Jetzt drehen wir den Spieß um und sagen: Mit einem gewissen Grad an Sicherheit ist das der Mindestbetrag, den wir benötigen“, sagt Bryan Morillo Karlqvist.

Michael Ørsted von NIRAS sieht das gleiche Potenzial darin, die Konsequenzen verschiedener Priorisierungen sichtbar zu machen, bevor Entscheidungen getroffen werden.

„Wir trauen uns vielleicht eher, übergeordnete Entscheidungen zu treffen, wenn wir sehen können, welche Auswirkungen sie haben werden“, sagt Michael Ørsted.

Kollegen, Daten und IT müssen von Anfang an einbezogen werden

Die Technologie ist das eine. Die Organisation mit ins Boot zu holen, ist etwas anderes.

Während des Webinars wurde unter anderem gefragt, wie die Kommunen ihre Mitarbeiter dazu bewegen, die neuen Werkzeuge zu nutzen.

In Rudersdal ging es unter anderem darum, die Gewohnheiten der Mitarbeiter und ihre Art, mit Gebäudedaten zu arbeiten, zu verändern.

„Es ist ein riesiger Schritt von der reinen Schadenserfassung hin zur Betrachtung des Gesamtzustands“, sagt Bryan Morillo Karlqvist.

In Ishøj wählte Jens Godwin Damgaard einen praxisorientierteren Ansatz. Er nahm die gesamte Bauabteilung mit in einen Kindergarten, wo die Mitarbeiter paarweise direkt auf ihren Smartphones eine Zustandsbewertung vornahmen. Im Anschluss diskutierten sie die Ergebnisse gemeinsam.

„Diese Kombination aus Unterstützung und Einstellung hat ihnen verdeutlicht, dass es ein Hilfsmittel gibt, das sie auch in ihrem Arbeitsalltag nutzen können“, berichtet Jens Godwin Damgaard.

Michael Ørsted betonte zudem, wie wichtig es ist, Daten und IT von Anfang an mitzudenken.

Sein Rat war, die Datenbereinigung nicht zu einem riesigen Aufräumprojekt werden zu lassen. Beginnen Sie damit, die bereits vorhandenen Daten zusammenzuführen, und lassen Sie die Unstimmigkeiten aufzeigen, wo Handlungsbedarf besteht.

Binden Sie die IT frühzeitig ein, beschränken Sie die Lösung auf die für die Aufgabe erforderlichen Daten und stellen Sie sicher, dass personenbezogene Daten außen vor bleiben.

Wie Michael Ørsted unterstrich:

„Man muss das auch dann beherrschen, wenn die KI einmal nicht funktioniert.“

KI in der Immobilienverwaltung beginnt mit den richtigen Fragen

Das Webinar hat gezeigt, dass es kein Patentrezept dafür gibt, wie Kommunen KI in der Immobilienverwaltung implementieren sollten.

Die Erfahrungen aus Rudersdal und Ishøj deuten jedoch auf einige gemeinsame Potenziale hin: weniger Zeitaufwand für Routineaufgaben, ein besserer Überblick über den Zustand der Gebäude und eine solidere Grundlage für die Priorisierung von Instandhaltungsbudgets.

Doch die Technologie erledigt die Arbeit nicht von allein. Die fachliche Einschätzung, die Erfahrung der Mitarbeiter und die Qualität der Datengrundlage bleiben entscheidend.

Es geht also nicht darum, die KI die Entscheidungen treffen zu lassen, sondern den Mitarbeitern bessere Werkzeuge an die Hand zu geben, damit sie diese selbst treffen können.